La funzione di DPO può essere esercitata anche in base a un contratto di servizi stipulato con una persona fisica o giuridica. In tal caso, è indispensabile che ciascun soggetto appartenente alla persona giuridica e operante quale DPO soddisfi tutti i requisiti applicabili come fissati nella Sezione 4 del RGPD; per esempio, è indispensabile che nessuno di tali soggetti versi in situazioni di conflitto di interessi.
Pari importanza riveste il fatto che ciascuno dei soggetti in questione goda delle tutele previste dal RGPD: per esempio, non è ammissibile la risoluzione ingiustificata del contratto di servizi in rapporto alle attività svolte in quanto RPD, né è ammissibile l’ingiustificata rimozione di un singolo appartenente alla persona giuridica che svolga funzioni di RPD.
Al contempo, si potranno associare le competenze e le capacità individuali affinché il contributo collettivo fornito da più soggetti consenta di rendere alla clientela un servizio più efficiente.
Per favorire una corretta e trasparente organizzazione interna e prevenire conflitti di interesse a carico dei componenti il team DPO, si raccomanda di procedere a una chiara ripartizione dei compiti all’interno del team RPD e di prevedere che sia un solo soggetto a fungere da contatto principale e “incaricato” per ciascun cliente.
Sarà utile, in via generale, inserire specifiche disposizioni in merito nel contratto di servizi.
